От рутины к эффективности: системы автоматизации закупок в действии

Закупочная деятельность сегодня — это не только обеспечение компании товарами и услугами, но и стратегический процесс, влияющий на себестоимость продукции, скорость выхода на рынок и конкурентоспособность. Рост числа поставщиков, объемов заказов и требований к качеству делает традиционные методы работы в этой сфере узким местом бизнеса.

Цифровизация закупок стала необходимостью: современные платформы позволяют прогнозировать потребности, планировать поставки на основе аналитики, ускорять бизнес-операции, снижать операционные риски и обеспечивать прозрачность взаимодействия с партнёрами и внутренними подразделениями. При этом разработка и внедрение решений в области автоматизации снабжения становится частью долгосрочной стратегии компании.

В этой статье рассматриваются ключевые направления цифровизации закупочной деятельности, возможности платформ AGORA и реальные кейсы внедрения, продемонстрировавшие повышение эффективности и оптимизацию управления цепями поставок.

Проблематика традиционного управления закупками

Без применения цифровых инструментов организации сталкиваются с рядом хронических трудностей:

• Фрагментация данных: информация о потребностях, заказах и договорах хранится в разных системах или в Excel-таблицах.

• Низкая прозрачность процессов: сложно отследить статус сделки, понять, на каком этапе застрял договор или конкурс.

• Ограниченный контроль рисков: выбор поставщиков зачастую субъективен, а оценка эффективности взаимоотношений поверхностна.

• Высокая нагрузка на сотрудников: значительная часть рабочего времени уходит на рутинные операции — подготовку документов, согласования, коммуникации.

Как результат — закупки становятся тормозом развития, а не драйвером эффективности.

Основные направления автоматизации

Автоматизация строится на интеграции специализированных платформ, охватывающих весь цикл — от планирования до оплаты. Современные компании используют несколько ключевых инструментов, каждый из которых выполняет конкретные задачи.

1. P2P-системы (Procure-to-Pay)

Такие решения обеспечивают сквозную цифровизацию закупок — от формирования заявки до оплаты счета и проведения приёмки товаров и услуг. Внедрение P2P позволяет:

• исключить дублирование данных и снизить риск ошибок;

• ускорить документооборот благодаря электронному обмену;

• повысить прозрачность расходов и контроль затрат;

• повысить контроль и скорость процессов согласования заявки на закупку

• интегрировать процессы с внутренними ERP-системами.

2. Электронные торговые площадки (ЭТП)

ЭТП обеспечивают проведение тендеров, аукционов и других конкурентных процедур онлайн. Преимущества:

• централизованное управление процедурами;

• рост конкуренции среди поставщиков;

• снижение закупочных цен и оптимизация расходов;

• возможность проводить аналитику и мониторинг эффективности каждого тендера.

3. SRM-системы (Supplier Relationship Management)

SRM — инструмент для управления взаимоотношениями с поставщиками и оптимизации цепочек поставок. С их помощью компании могут:

• вести рейтинг и оценку надежности партнёров;

• анализировать вовлечённость и эффективность сотрудничества;

• управлять рисками и формировать стратегический пул поставщиков;

• обеспечивать цифровое взаимодействие и полный контроль исполнения договоров.

4. Корпоративные интернет-магазины (КИМ)

КИМ автоматизируют внутренние закупки и онлайн-продажи, обеспечивая:

• быстрый запуск заказов через удобный интерфейс;

• интеграцию с внутренними учётными системами;

• сокращение ручных операций и повышение прозрачности.

Эти решения также выполняют функции аналитики и контроля KPI:

• оценка стоимости закупок и сроков исполнения;

• поддержка стратегического планирования;

• мониторинг бизнес-процессов и выявление узких мест.

Цифровизация в действии: практические задачи

Современные цифровые решения решают задачи на всех уровнях:

• Планирование — прогнозирование потребностей и формирование бюджета.

• Закупочные процедуры — автоматизация конкурсов, аукционов, согласований и заключения договоров.

• Взаимодействие с поставщиками — единая база, контроль качества и сроков, интеграция с внешними ЭТП.

• Оптимизация управления — мониторинг KPI, анализ TCO и построение долгосрочной стратегии.

• Интеграция с ERP и бухгалтерией — единое информационное пространство без дублирования данных.

Таким образом, разработка и применение цифровых решений формируют основу для устойчивого развития бизнеса.

Примеры успешного внедрения

1. Внедрение SRM-системы для Лемана ПРО (Леруа Мерлен)

Компания: Лемана ПРО — крупнейшая сеть магазинов товаров для строительства, ремонта и дома.
Задача: рост числа поставщиков (более 2000), управление закупками для 112 гипермаркетов и 700 000 товаров. Требовалось повысить прозрачность, ускорить обработку заявок и оптимизировать взаимодействие.
Решение: внедрение SRM AGORA, автоматизирующей ключевые процессы, включая управление договорами, рейтинг поставщиков и контроль процедур.
Результаты:

• стандартизировано взаимодействие с контрагентами;

• повышена прозрачность работы с партнёрами;

• снижены операционные риски;

• оптимизированы процессы по всей сети.

2. Внедрение ЭТП AGORA для ГК «Благо»

Компания: ГК «Благо».
Задача: оптимизация торгов, повышение прозрачности и конкурентоспособности.
Решение: переход на ЭТП AGORA с онлайн-тендерами и цифровой аналитикой.
Результаты:

• рост прозрачности операций на всех этапах;

• увеличение числа поставщиков и усиление конкуренции;

• снижение цен и ускорение принятия решений;

• оптимизация оценки предложений.

3. Внедрение P2P-платформы AGORA для Health&Nutrition

Компания: Health&Nutrition.
Задача: автоматизация полного цикла закупок — от заявки до оплаты, контроль затрат и скорость обработки заказов.
Решение: внедрение P2P AGORA с удобным интерфейсом и функцией ранжирования поставщиков.
Результаты:

• более 5000 сотрудников подключились к системе сразу после запуска;

• оформлено свыше 5500 заказов и создано более 6000 заявок;

• сокращение промежуточных этапов на 70%;

• снижение себестоимости производства до 10%;

• усиление контроля и улучшение взаимодействия с партнёрами.

Эти кейсы показывают, что внедрение решений AGORA реально повышают эффективность, ускоряют бизнес-операции и дают компаниям конкурентные преимущества.

Заключение

Автоматизация закупочной деятельности — это не только инструмент экономии, но и стратегическое направление развития. Использование SRM, P2P, ЭТП и КИМ позволяет компаниям управлять цепями поставок на новом уровне, снижать риски, ускорять процессы и повышать устойчивость бизнеса.

Интеграция с ERP и аналитическими инструментами обеспечивает единое информационное пространство, прозрачность операций и возможность прогнозирования на основе данных.

Для организаций, которые планируют развитие и оптимизацию процессов снабжения, разработка и внедрение продуктов AGORA доказали свою эффективность в реальных проектах и готовы к использованию в разных отраслях.